El objeto que maneja es el documento en su más amplia
aceptación, esto es, todo lo que informa, da testimonio o prueba de algo.
Periódicos, revistas, y sus artículos, anuncios, volantes, hojas sueltas,
folletos, informe de todo género, material reproducido y seleccionado en
fototecas, mapas, planos; en una palabra, buen número de material estrictamente
bibliográfico y también denominado media.
Su finalidad radica en
proporcionar información seleccionada en el menor tiempo posible; el método que
se utiliza es semejante al de la bibliotología. La información que a través de
ella se maneja no se conserva indefinidamente en el centro de la documentación,
por razones de espacio y operatividad, sino que se renueva constantemente,
eliminando la anterior, que se remite para su uso posterior y conservación a
archivo, biblioteca y hemeroteca.
El servicio de
documentación, que tiende a ser general, esto es, a ocuparse de toda clase de
materiales, ha sido aprovechado por numerosos Estados, para proporcionar a sus
gobiernos la información que requieren tanto en su política interna e
internacional. Debidamente centralizados y manejados, los centros permiten a la
administración central mantener un estricto control de cuanto necesita saber.
Aun por razones de política interna se emplea ese medio con extraordinaria
eficiencia.
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